Monitoring w zakładzie pracy – jak to działa?
Monitoring wizyjny to system kamer przemysłowych, które służą do rejestrowania obrazu w miejscach narażonych na występowanie różnych zagrożeń, takich jak np. przemoc, wypadki, kradzież, wandalizm. Kamery rejestrują obraz w czasie rzeczywistym, a także pozwalają na zapisywanie nagrań. Dzięki temu obraz z danego dnia można obejrzeć nawet po kilku tygodniach czy miesiącach. Nagrania z kamer mogą stanowić dowód w sprawie, choć kluczowym zadaniem monitoringu jest zwiększenie bezpieczeństwa osób i ochrona mienia. Jeśli chodzi o monitoring wizyjny w miejscu pracy, pracodawca musi uwzględniać przepisy zawarte w Kodeksie pracy oraz regulacje wynikające m.in. z RODO oraz Ustawy z dnia 10 maja 2018 o ochronie danych osobowych.
Kiedy monitoring w pracy jest dozwolony?
Odpowiedź na to pytanie znajduje się w art. 22(2) § 1 Kodeksu pracy. Przepis ten dopuszcza stosowanie środków technicznych umożliwiających rejestrowanie obrazu, gdy jest to niezbędne:
- do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników,
- ze względu na ochronę mienia,
- do kontrolowania procesu produkcji,
- do ochrony tajemnic firmowych, których ujawnienie doprowadziłoby do szkody pracodawcy.
Uwaga – powyższe przepisy dotyczą wyłącznie rejestrowania obrazu. Stąd też niedozwolone jest stosowanie kamer, które rejestrują zarówno obraz, jak i dźwięk.
Monitoring w firmie – w jakich miejscach nie można zainstalować kamer?
Monitoring wizyjny w miejscu pracy jest zatem zgodny z prawem, jednak nie we wszystkich pomieszczeniach można zastosować takie rozwiązanie. Kamer nie można zainstalować między innymi w pomieszczeniach, które zostały udostępnione zakładowej organizacji związkowej. Co do zasady, monitoring nie powinien obejmować również:
- pomieszczeń sanitarnych,
- szatni,
- stołówki,
- palarni.
W przypadkach uzasadnionych realizacją celów wskazanych w art. 22(2) § 1 Kodeksu pracy można zainstalować kamery również w wyżej wymienionych pomieszczeniach. Należy jednak zadbać o to, aby monitoring nie naruszał godności i dóbr osobistych pracowników, szczególnie poprzez zastosowanie technik anonimizacyjnych, które uniemożliwiają rozpoznanie osób przebywających w pomieszczeniu monitorowanym. Dodatkowo montaż kamer w pomieszczeniach sanitarnych wymaga zgody zakładowej organizacji związkowej lub przedstawicieli pracowników.
Monitoring w zakładzie pracy – formalności
Pracodawcy, którzy chcą wdrożyć monitoring wizyjny w miejscu pracy, muszą dopełnić stosownych formalności. Kamer nie można zamontować ot tak – trzeba najpierw ustalić cel, zakres i sposób ich stosowania. Należy to określić w układzie zbiorowym pracy (czyli porozumieniu między pracodawcą a organizacją związkową) lub w regulaminie pracy. Jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy ani nie jest zobowiązany do tworzenia regulaminu pracy, wówczas ustalenia dotyczące monitoringu należy zamieścić w obwieszczeniu.
Najpóźniej na 14 dni przed uruchomieniem kamer pracodawca musi poinformować pracowników o wdrożeniu monitoringu. Ponadto przed dopuszczeniem pracownika do obowiązków służbowych pracodawca musi poinformować go na piśmie o stosowaniu monitoringu. Nie później niż dzień przed pierwszym uruchomieniem kamer pracodawca musi oznaczyć miejsca monitorowane za pomocą odpowiednich symboli lub komunikatów dźwiękowych.
Jak długo można przechowywać nagrania z monitoringu?
Monitoring wizyjny w miejscu pracy umożliwia zapisywanie nagrań, które nabierają szczególnego znaczenia w przypadku wystąpienia wypadku, aktu przemocy, wandalizmu czy kradzieży. Nagrania z monitoringu można przechowywać maksymalnie przez 3 miesiące od daty utworzenia, a po upływie tego okresu należy je zniszczyć. Jeżeli nagrania stanowią dowód w postępowaniu prawnym (lub pracodawca dowiedział się, że nagrania mogą stanowić taki dowód), wówczas dopuszczalny czas przechowywania nagrań wydłuża się do momentu zakończenia tego postępowania.
Monitoring wizyjny w miejscu pracy a ochrona danych osobowych
Nagrania pochodzące z monitoringu firmowego można przetwarzać jedynie w takich celach, do jakich zostały zebrane (patrz art. 22(2) § 1 Kodeksu pracy). Przykładowo jeśli kamery zostały zainstalowane dla zwiększenia bezpieczeństwa, wówczas zebrane nagrania nie mogą służyć do rozliczania pracownika z czasu pracy. Pracodawca musi mieć na uwadze również rozporządzenie RODO. Zgodnie z art. 5 ust 1 lit. c zastosowane środki powinny być adekwatne, stosowne oraz ograniczone wyłącznie do celów, w jakich są przetwarzane. Stąd też należy dobrze zastanowić się nad usytuowaniem kamer. Monitoring wizyjny w miejscu pracy powinien obejmować wyłącznie niezbędny zakres, aby nie naruszać zasady minimalizacji danych.
Jakie kamery do monitoringu w firmie?
Przepisy prawa nie definiują, jakich kamer może używać pracodawca. Wiadomo jedynie, że urządzenia nie mogą rejestrować dźwięku. Wybór profesjonalnych kamer przemysłowych jest bardzo duży, przy czym urządzenia różnią się parametrami pracy oraz dodatkowymi funkcjami. Niektóre z nich można instalować jedynie wewnątrz budynków, innych można z powodzeniem użyć do obserwowania terenu wokół firmy. Im większa powierzchnia zakładu, tym więcej kamer trzeba zastosować. Oczywiście system tworzący monitoring wizyjny w miejscu pracy to nie tylko kamery, ale również inne urządzenia i akcesoria, w tym m.in. rejestratory IP, switche PoE, dyski twarde do pracy ciągłej oraz przewody i złącza.
Kamery monitoringu mogą działać bezprzewodowo lub z wykorzystaniem pełnego okablowania. W przypadku zakładów pracy wskazane są systemy przewodowe, ponieważ zapewniają stabilne działanie i nie są podatne na zakłócenia spowodowane np. przegrodami w budynku. Obraz z kamer można śledzić na monitorze przemysłowym, a także za pomocą urządzeń mobilnych (np. laptopa, smartfona, tabletu). Aplikacja mobilna umożliwia zdalny dostęp do podglądu na żywo, a ponadto może służyć do sterowania kamerami i odtwarzania nagrań.
Wdrożenie monitoringu wizyjnego w miejscu pracy – podsumowanie
Pracodawca musi z co najmniej dwutygodniowym wyprzedzeniem poinformować pracowników o wdrożeniu systemu monitoringu w firmie. Ponadto monitorowane obszary powinny być oznaczone za pomocą komunikatów słownych lub tabliczek informacyjnych. W związku z tym nie można obserwować pracowników z ukrycia i bez ich wiedzy. Pracownicy muszą wiedzieć o monitoringu, nawet jeżeli kamery znajdują się w częściach ogólnodostępnych, np. na korytarzu. Monitoring wizyjny w miejscu pracy jest dostępny do wglądu tylko dla pracodawcy i osób uprawnionych. Jednak zgodnie z art. 15 ust. 1 RODO pracownik, którego dotyczy nagranie, może zażądać od pracodawcy udostępnienia mu filmu.
Jeśli poszukują Państwo firmy, która wdroży monitoring wizyjny w zakładzie pracy – zapraszamy do kontaktu. Nasi specjaliści są do Państwa dyspozycji:
- pod numerem telefonu: +48 502 083 528
- pod adresem e-mail: kontakt@firmaelektrycznakrakow.pl